Hitung TCO & Checklist Memilih
Memilih modul ERP: persediaan, penjualan, pembelian, produksi, dan CRM sesuai jenis usaha
Modul ERP mana yang benar-benar dibutuhkan usaha dagang, distribusi, manufaktur, F&B, dan jasa di Indonesia, fitur kunci tiap modul, dan cara menghindari membayar modul yang tidak dipakai.
Modul yang perlu Anda beli ditentukan oleh di mana uang dan barang bergerak dalam usaha Anda, bukan oleh daftar fitur terpanjang. Usaha dagang membutuhkan penjualan, pembelian, persediaan, dan akuntansi yang terhubung rapat. Manufaktur menambahkan produksi dan perhitungan biaya. Usaha jasa sering cukup dengan akuntansi, proyek atau penagihan, dan CRM. Setiap modul tambahan menambah biaya langganan, implementasi, dan pelatihan, jadi aktifkan bertahap: modul inti dulu, modul pendukung setelah data inti stabil.
Panduan ini bagian dari cara memilih ERP untuk UMKM. Model harga per modul dijelaskan di model harga per pengguna dan per modul. Untuk modul HR dan gaji, lihat modul penggajian untuk BPJS dan PPh 21 TER.
Peta modul per jenis usaha
| Jenis usaha | Modul inti | Modul pendukung | Biasanya belum perlu |
|---|---|---|---|
| Toko dan dagang satu gudang | Akuntansi, penjualan, pembelian, persediaan | POS, integrasi marketplace | Produksi, multi-entitas |
| Distributor multi-gudang | Akuntansi, penjualan, pembelian, persediaan multi-gudang | CRM, aplikasi sales lapangan, armada | Produksi |
| Manufaktur kecil | Akuntansi, pembelian, persediaan, produksi | Kontrol mutu, perawatan mesin | CRM lanjutan |
| F&B dengan dapur pusat | POS, persediaan bahan, resep atau produksi sederhana, akuntansi | Pembelian terpusat, loyalti | Multi-mata uang |
| Jasa profesional dan kontraktor | Akuntansi, proyek, penagihan, payroll | CRM, timesheet | Persediaan multi-gudang |
| Grup usaha | Akuntansi multi-entitas dan konsolidasi | Semua sesuai unit | – |
Persediaan: fitur yang menentukan
- Multi-gudang dan transfer antar gudang, termasuk barang dalam perjalanan
- Satuan ganda (beli per karton, jual per pcs) dengan konversi yang benar
- Nomor batch, nomor seri, dan tanggal kedaluwarsa untuk obat, kosmetik, makanan, dan elektronik
- Metode harga pokok yang sesuai kebijakan akuntansi Anda (misalnya rata-rata tertimbang)
- Stock opname dengan pemindai dan penyesuaian yang tercatat siapa pelakunya
- Titik pesan ulang dan laporan barang lambat laku
Usaha makanan dan obat sering membutuhkan batch dan kedaluwarsa sejak hari pertama. Bila fitur ini add-on, masukkan biayanya ke simulasi TCO ERP 5 tahun.
Penjualan dan pembelian
- Penawaran → pesanan → pengiriman → faktur → pembayaran dalam satu alur
- Daftar harga per pelanggan atau per wilayah, diskon bertingkat
- Batas kredit pelanggan dan pemblokiran pesanan bila piutang lewat jatuh tempo
- Uang muka dan retur yang memengaruhi faktur pajak dengan benar (lihat integrasi ERP dengan Coretax)
- Pencocokan tiga arah: pesanan pembelian, penerimaan barang, tagihan pemasok
- Penandaan tagihan jasa yang wajib dipotong PPh 23
Produksi
Untuk manufaktur, modul produksi menentukan apakah Anda tahu berapa biaya sebenarnya satu produk:
- Bill of materials (BOM) bertingkat dan versi resep
- Perintah kerja, pemakaian bahan, sisa produksi, dan barang cacat
- Biaya tenaga kerja dan overhead yang dibebankan ke produk
- Perencanaan kebutuhan bahan dari pesanan dan stok
Bila proses Anda sederhana (misalnya bakery dengan resep tetap), modul resep atau produksi ringan sering cukup. Untuk pabrik dengan banyak mesin dan shift, sistem eksekusi manufaktur (MES) terpisah mungkin diperlukan, tetapi itu proyek tersendiri.
CRM: terpadu atau terpisah
CRM di dalam ERP berguna bila tim penjualan perlu melihat stok, harga, dan piutang pelanggan saat menawarkan. CRM khusus berguna bila proses penjualan panjang, banyak aktivitas pemasaran, atau tim besar. Pertimbangkan:
| Pertanyaan | Bila jawabannya "ya" |
|---|---|
| Tim sales perlu melihat stok dan piutang secara langsung? | CRM di ERP atau integrasi dua arah |
| Siklus penjualan lebih dari satu bulan dengan banyak tahap? | CRM khusus mungkin lebih cocok |
| Data prospek berisi banyak data pribadi orang perorangan? | Pastikan pengaturan hak akses dan dasar pemrosesan sesuai UU PDP |
Contoh ilustratif: menghemat dengan aktivasi bertahap
Distributor dengan 10 pengguna mendapat penawaran paket lengkap Rp6.000.000 per bulan atau modular: inti (akuntansi, penjualan, pembelian, persediaan) Rp3.800.000 per bulan, CRM Rp900.000 per bulan, payroll Rp1.000.000 per bulan. Angka ilustratif.
- Paket lengkap 5 tahun: Rp6.000.000 × 60 = Rp360.000.000
- Modular, CRM dan payroll baru diaktifkan di tahun 2: Rp3.800.000 × 60 + Rp1.900.000 × 48 = Rp228.000.000 + Rp91.200.000 = Rp319.200.000
Selisih Rp40.800.000 dalam 5 tahun, dengan syarat harga modul tidak naik saat diaktifkan nanti. Mintalah harga modul tambahan dikunci di kontrak sejak awal.
Pertanyaan demo per modul
Gunakan pertanyaan berikut untuk menguji apakah sebuah modul benar-benar cocok, bukan hanya ada di daftar fitur:
- Persediaan: tunjukkan transfer antar gudang yang belum diterima, lalu laporan stok di kedua gudang pada hari itu.
- Persediaan: jual barang dengan tanggal kedaluwarsa terdekat lebih dulu; apa yang terjadi bila staf memilih batch yang salah?
- Penjualan: buat pesanan untuk pelanggan yang piutangnya sudah lewat jatuh tempo; apakah sistem memblokir atau hanya memperingatkan?
- Pembelian: terima barang lebih sedikit dari pesanan, lalu catat tagihan pemasok untuk jumlah penuh; bagaimana selisihnya ditangani?
- Produksi: ubah resep untuk satu bahan, lalu tunjukkan dampaknya ke biaya produk dan pesanan yang sedang berjalan.
- CRM: tunjukkan seorang sales hanya melihat pelanggan miliknya, tetapi manajer melihat semua.
Jawaban yang memerlukan "nanti kami buatkan" berarti kustomisasi. Catat dan masukkan ke perhitungan biaya.
Integrasi dengan sistem lain
Banyak UMKM menjual lewat marketplace, menerima pembayaran QRIS, dan memakai aplikasi kasir. Tanyakan:
- Integrasi mana yang tersedia standar dan mana yang berbayar
- Apakah integrasi dikelola vendor atau pihak ketiga
- Apa yang terjadi bila marketplace mengubah sistemnya
Integrasi yang terlalu banyak membuat sistem rapuh; lihat kustomisasi dan integrasi berlebihan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Haruskah semua modul dari vendor yang sama?
Tidak wajib. Satu vendor memudahkan data dan dukungan, kombinasi beberapa software bisa lebih hemat atau lebih kuat di fungsi tertentu. Yang penting, master data tidak dikelola ganda.
Apakah modul produksi perlu untuk usaha maklon?
Bila Anda menerima bahan dari pelanggan dan mengolahnya, alur dan perlakuan pajaknya berbeda dari produksi biasa. Uji skenario maklon di demo.
Bagaimana bila usaha punya beberapa badan hukum?
Cari fitur multi-entitas dan transaksi antar perusahaan, serta pastikan setiap entitas bisa menghasilkan faktur pajak dengan identitas masing-masing.
Kapan sebaiknya menambah modul?
Setelah modul inti dipakai stabil dan data dipercaya, biasanya setelah beberapa siklus tutup buku tanpa koreksi besar.
Sumber resmi
- Direktorat Jenderal Pajak — faktur pajak untuk penjualan, uang muka, dan retur
- Kementerian Perindustrian — informasi program industri dan digitalisasi manufaktur
- Ikatan Akuntan Indonesia — standar akuntansi persediaan
