Hitung TCO & Checklist Memilih
Modul penggajian dalam ERP: syarat untuk PPh 21 TER, iuran BPJS, bukti potong Coretax, dan cara mengujinya
Fitur payroll yang wajib ada di ERP untuk Indonesia, dari PPh 21 TER PP 58/2023, iuran BPJS, bukti potong Coretax, sampai jurnal otomatis, dengan skenario uji.
Modul penggajian yang layak untuk Indonesia harus mampu menghitung PPh 21 dengan tarif efektif rata-rata (TER) setiap bulan dan perhitungan ulang di masa pajak terakhir, menghitung iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan dengan batas upah yang benar, menghasilkan data bukti potong untuk Coretax, dan membuat jurnal gaji otomatis ke akuntansi. Bila salah satu tidak bisa, Anda akan mengerjakan ulang di spreadsheet setiap bulan, dan biaya waktu itu harus masuk ke perbandingan harga. Satu modul payroll yang terintegrasi dengan ERP tidak selalu lebih baik dari software payroll terpisah; yang penting datanya tidak diketik dua kali.
Panduan ini bagian dari cara memilih ERP untuk UMKM. Perhitungan pajak pribadi secara rinci ada di situs pajak khusus; di sini fokusnya apa yang harus bisa dilakukan software. Angka di bawah ilustratif. Skenario payroll di bawah bisa langsung dipakai dalam RFP dan demo terarah.
Kewajiban yang harus didukung software
| Kewajiban | Dasar dan inti aturan | Yang harus bisa dilakukan software |
|---|---|---|
| PPh 21 bulanan | PP 58/2023 dan PMK 168/2023: TER bulanan kategori A, B, C berdasarkan status PTKP, berlaku sejak Januari 2024 | Memetakan status PTKP ke kategori TER, menghitung per bulan, memperbarui tabel bila berubah |
| PPh 21 masa pajak terakhir | Perhitungan ulang setahun dengan tarif Pasal 17 UU PPh di masa pajak terakhir (umumnya Desember atau bulan keluar) | Menghitung selisih kurang atau lebih potong |
| Bukti potong | Dibuat di Coretax | Ekspor data sesuai templat atau integrasi resmi |
| BPJS Kesehatan | Iuran pekerja penerima upah dengan porsi pemberi kerja dan pekerja, dihitung sampai batas atas upah | Batas upah dan porsi yang bisa diatur |
| BPJS Ketenagakerjaan | JHT, JP, JKK, JKM (dan JKP sesuai ketentuan) | Tarif JKK sesuai kelompok risiko, batas upah JP yang diperbarui setiap tahun |
| Fasilitas sementara | Contoh: PPh 21 ditanggung pemerintah untuk sektor tertentu pada 2026 (PMK 105/2025) | Menandai karyawan yang berhak dan mencatat bagian DTP |
Angka BPJS yang lazim dipakai, dan cara mengeceknya
Struktur iuran untuk pekerja penerima upah menurut peraturan dan halaman resmi BPJS (dicek Oktober 2026). Tetap cek ulang di situs resmi sebelum menguji software:
- BPJS Kesehatan: 5% dari upah, 4% ditanggung pemberi kerja dan 1% pekerja, dengan batas atas upah Rp12.000.000 per bulan (Perpres 82/2018 Pasal 31 dan Pasal 32 sebagaimana diubah Perpres 75/2019)
- Jaminan Hari Tua (JHT): 5,7%, yaitu 3,7% pemberi kerja dan 2% pekerja (PP 46/2015 Pasal 16)
- Jaminan Pensiun (JP): 3%, yaitu 2% pemberi kerja dan 1% pekerja (PP 45/2015 Pasal 28), dengan batas upah yang disesuaikan setiap tahun. Pada Oktober 2026 halaman resmi BPJS Ketenagakerjaan masih menampilkan upah maksimal Rp10.547.400 tanpa tanggal berlaku, jadi pastikan angka tahun berjalan ke BPJS Ketenagakerjaan
- Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK): 0,24%, 0,54%, 0,89%, 1,27%, atau 1,74% tergantung kelompok risiko lingkungan kerja, ditanggung pemberi kerja (PP 44/2015 Pasal 16)
- Jaminan Kematian (JKM): 0,3%, ditanggung pemberi kerja (PP 44/2015 Pasal 18)
Batas upah, terutama untuk JP, berubah secara berkala. Software yang baik membuat angka-angka ini dapat diatur oleh administrator, bukan tertanam di kode yang hanya bisa diubah vendor.
Contoh ilustratif satu karyawan
Upah bulanan Rp8.000.000, status TK/0 (kategori TER A), di bawah semua batas upah, JKK 0,24%.
| Komponen | Pemberi kerja | Pekerja |
|---|---|---|
| BPJS Kesehatan (4% / 1%) | Rp320.000 | Rp80.000 |
| JHT (3,7% / 2%) | Rp296.000 | Rp160.000 |
| JP (2% / 1%) | Rp160.000 | Rp80.000 |
| JKK (0,24%) | Rp19.200 | – |
| JKM (0,3%) | Rp24.000 | – |
| Total | Rp819.200 | Rp320.000 |
Untuk PPh 21 bulanan, software mengalikan penghasilan bruto bulan itu dengan tarif TER yang sesuai kategori dan rentang penghasilan dalam lampiran PP 58/2023. Kami tidak menuliskan tarif barisnya di sini; mintalah vendor menunjukkan tabel yang dipakai dan cocokkan dengan lampiran resmi. Perhatikan juga bahwa iuran BPJS Kesehatan dan JKK/JKM yang dibayar pemberi kerja termasuk penghasilan bruto untuk PPh 21 (PMK 168/2023 Pasal 5 ayat (3) huruf d dan e), sedangkan iuran JHT dan JP bagian pemberi kerja tidak disebut di sana; ini salah satu titik yang sering salah di software.
Skenario uji payroll dalam demo
- Karyawan baru masuk di tengah bulan (gaji prorata)
- Karyawan dengan status K/2 yang berubah menjadi K/3
- Pembayaran THR dan bonus di bulan yang sama dengan gaji
- Lembur dan potongan ketidakhadiran
- Karyawan keluar di bulan Juli (perhitungan ulang masa pajak terakhir)
- Karyawan dengan upah di atas batas upah BPJS Kesehatan dan JP
- Karyawan sektor yang mendapat fasilitas PPh 21 DTP
- Ekspor data bukti potong untuk Coretax dan jurnal gaji ke akuntansi
Mintalah hasil hitungan tertulis dan cocokkan dengan perhitungan manual konsultan atau staf HR Anda.
Modul terpadu atau software payroll terpisah
| Pilihan | Kelebihan | Risiko |
|---|---|---|
| Modul payroll di ERP | Satu data karyawan, jurnal otomatis, satu kontrak | Fitur HR (absensi, cuti, portal karyawan) bisa terbatas |
| Software payroll/HR khusus | Fitur HR lengkap, sering cepat mengikuti aturan | Perlu integrasi jurnal ke ERP, kontrak dan biaya terpisah |
| Jasa payroll (outsourcing) | Tidak perlu mengelola software | Biaya per karyawan, akses data gaji oleh pihak ketiga |
Data gaji dan kesehatan karyawan termasuk data pribadi yang perlu pelindungan lebih. Batasi hak akses di software dan cek kewajiban dalam UU PDP, PSE, dan lokasi data.
Biaya payroll dalam TCO
Harga modul payroll sering dihitung per karyawan yang digaji, bukan per pengguna sistem. Usaha dengan 80 karyawan tetapi hanya 2 staf HR bisa membayar jauh lebih mahal dari perkiraan bila salah membaca model harganya. Hitung di simulasi TCO ERP 5 tahun dan baca model harga per pengguna dan per modul.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah software otomatis mengikuti perubahan aturan PPh 21?
Hanya bila vendor memperbaruinya. Tuliskan kewajiban pembaruan aturan pajak dan BPJS di kontrak, termasuk berapa lama setelah aturan berlaku.
Bisakah TER dipakai sepanjang tahun?
TER dipakai untuk masa pajak selain masa pajak terakhir. Di masa pajak terakhir, PPh 21 dihitung ulang setahun dengan tarif Pasal 17. Software harus menangani keduanya.
Apakah slip gaji elektronik sah?
Slip elektronik umum dipakai. Pastikan karyawan bisa mengaksesnya dengan aman dan data tidak dikirim melalui saluran terbuka.
Bagaimana bila tarif JKK berbeda antar lokasi?
Pilih software yang bisa mengatur tarif JKK per kelompok karyawan atau lokasi kerja.
Sumber resmi
- BPJS Ketenagakerjaan — tarif iuran dan batas upah Jaminan Pensiun terbaru
- BPJS Kesehatan — iuran pekerja penerima upah dan batas upah
- Direktorat Jenderal Pajak — PPh 21 TER dan bukti potong di Coretax
- JDIH Kementerian Keuangan — PP 58/2023, PMK 168/2023, PMK 105/2025
