Menyusun RFP ERP dan menjalankan demo terarah: templat isi, tabel biaya, skenario uji, dan cara menilai

RFP (request for proposal) adalah dokumen yang membuat semua vendor menjawab pertanyaan yang sama dengan format yang sama, sehingga penawarannya bisa dibandingkan. Untuk UMKM, RFP tidak perlu tebal: lima sampai sepuluh halaman berisi profil usaha, proses yang harus didukung, angka volume, kewajiban Indonesia yang harus dipenuhi, tabel biaya yang wajib diisi, dan skenario demo. Demo terarah adalah pasangannya: vendor menjalankan skenario Anda dengan data Anda, bukan presentasi standar mereka.

Panduan ini bagian dari cara memilih ERP untuk UMKM. Daftar modul yang diminta di RFP bisa disusun dari panduan memilih modul.

Isi RFP yang ringkas

Profil usaha: bidang, jumlah lokasi, gudang, entitas, dan karyawan
Tujuan proyek: tiga sampai lima tujuan terukur
Proses yang harus didukung: alur penjualan, pembelian, persediaan, produksi, keuangan, payroll
Volume: pengguna per jenis, transaksi per bulan, kode barang, pelanggan aktif
Kewajiban Indonesia: faktur pajak untuk Coretax, bukti potong, PPh 21 TER, BPJS, bahasa Indonesia, penyimpanan data
Integrasi: bank, marketplace, POS, absensi
Tabel biaya (lihat di bawah)
Pertanyaan kontrak: SLA, perpanjangan, ekspor data, lokasi data
Jadwal pemilihan: batas waktu penawaran, tanggal demo, target keputusan
Kontak dan cara bertanya

Tulis dalam bahasa Indonesia yang sederhana. Bila vendor global hanya bisa menjawab dalam bahasa Inggris, itu informasi penting tentang dukungan yang akan Anda terima.

Tabel biaya wajib

Minta setiap vendor mengisi tabel yang sama dan menyatakan mata uang serta perlakuan PPN.

Komponen	Satuan	Harga	Termasuk apa	Batas atas bila "sesuai kebutuhan"
Langganan atau lisensi	per pengguna / paket / modul
Add-on yang diperlukan	per bulan / per tahun
Implementasi	paket / hari kerja
Migrasi data	paket / per jenis data
Integrasi Coretax	paket / per bulan
Integrasi lain	per integrasi
Pelatihan	per sesi / paket
Dukungan	per tahun / per jam
Hosting atau infrastruktur	per bulan
Kenaikan saat perpanjangan	% maksimal
Ekspor data saat berhenti	per kejadian

Kolom terakhir penting: setiap jawaban "tergantung kebutuhan" harus disertai batas atas atau asumsi yang jelas. Isian tabel inilah yang Anda masukkan ke estimasi TCO ERP dan simulasi TCO ERP 5 tahun.

Menyiapkan data demo

Siapkan paket data kecil yang mencerminkan usaha Anda, dengan data pribadi diganti data fiktif:

30 kode barang, termasuk yang punya satuan ganda dan batch
10 pelanggan (badan dengan NPWP dan orang pribadi dengan NIK fiktif)
5 pemasok, termasuk satu penyedia jasa yang wajib dipotong PPh 23
5 karyawan fiktif dengan status PTKP berbeda
Contoh dokumen yang sekarang Anda pakai: faktur, surat jalan, slip gaji

Jangan mengirim data pribadi asli karyawan atau pelanggan ke vendor yang belum terikat perjanjian. Ini sejalan dengan prinsip UU PDP; lihat UU PDP, PSE, dan lokasi data.

Skenario demo

Kirim skenario bersama RFP agar vendor bisa bersiap. Contoh untuk usaha distribusi:

Pesanan pelanggan dengan diskon bertingkat dan batas kredit terlampaui
Pengiriman sebagian dari dua gudang
Faktur, faktur pajak, dan ekspor atau pengiriman ke Coretax
Retur sebagian di bulan berikutnya
Pembelian, penerimaan barang dengan selisih jumlah, dan tagihan pemasok
Stock opname dan penyesuaian dengan jejak audit
Payroll satu bulan dengan THR untuk satu karyawan
Tutup buku bulanan dan laporan laba rugi per cabang
Ekspor seluruh data master dan transaksi ke format terbuka
Pengaturan hak akses: staf gudang tidak bisa melihat harga beli

Skenario 9 sering dilewatkan, padahal menunjukkan seberapa mudah Anda keluar nanti. Lihat ekspor data dan keluar dari vendor.

Lembar penilaian demo

Untuk setiap skenario, setiap penilai mengisi:

Kolom	Isi
Berhasil dijalankan?	Ya / sebagian / tidak
Langkah manual tambahan	Jumlah dan jenisnya
Perlu kustomisasi?	Ya / tidak, perkiraan biaya
Kemudahan untuk pengguna	1–5
Catatan	Pertanyaan lanjutan

Kumpulkan lembar segera setelah demo dan gabungkan ke matriks penilaian di cara memilih ERP untuk UMKM. Penilaian yang ditulis dua minggu kemudian biasanya hanya mengingat presentasi yang paling meyakinkan, bukan yang paling cocok.

Menilai jawaban RFP yang tidak lengkap

Jawaban vendor jarang sempurna. Sebelum demo, periksa jawaban tertulis dan kelompokkan:

Jenis jawaban	Contoh	Tindak lanjut
Jelas dan terukur	"Termasuk dalam paket, maksimal 3 gudang"	Masukkan ke TCO apa adanya
Bersyarat	"Termasuk bila memakai templat standar"	Tanyakan apa yang terjadi bila syaratnya tidak terpenuhi
Tidak terukur	"Biaya menyesuaikan kebutuhan"	Minta batas atas atau tarif satuan
Tidak dijawab	Baris tabel biaya kosong	Anggap sebagai biaya dengan perkiraan tertinggi sampai dijawab

Mengisi baris kosong dengan perkiraan tertinggi bukan untuk menghukum vendor, tetapi agar perbandingan tidak menguntungkan vendor yang paling sedikit memberi informasi.

Kesalahan umum saat demo

Membiarkan vendor memakai data demonya sendiri
Hanya pemilik usaha yang hadir, tanpa pengguna kunci
Tidak bertanya "apakah ini fitur standar atau kustomisasi?"
Tidak meminta rekaman atau notulen tertulis
Menilai tampilan, bukan jumlah langkah dan ketepatan hasil

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama waktu yang diberikan untuk menjawab RFP?

Cukup beberapa minggu untuk UMKM. Waktu yang terlalu singkat membuat vendor menjawab dengan templat umum.

Apakah vendor boleh menolak skenario tertentu?

Boleh, dan itu informasi penting. Catat skenario yang tidak didemokan sebagai "belum terbukti".

Perlukah demo kedua?

Untuk dua finalis, demo kedua yang lebih teknis sering berguna, terutama untuk integrasi Coretax, payroll, dan ekspor data.

Bolehkah meminta lingkungan uji coba?

Minta akses uji coba (trial atau sandbox) dengan data contoh Anda. Gunakan untuk mengulang skenario tanpa didampingi vendor.

Sumber resmi

Direktorat Jenderal Pajak — ketentuan faktur pajak dan bukti potong untuk skenario uji
BPJS Ketenagakerjaan — komponen iuran untuk skenario payroll
Kementerian Komunikasi dan Digital — pelindungan data pribadi saat berbagi data dengan vendor